Trucuri in lucrul cu Microsoft Excel – Umplerea automata a celulelor goale

 

Save-time-featured Daca facem o comparatiei intre timpul petrecut in a efectua o modificare intr-un document Excel creat de noi de la zero si timpul alocat pentru a face aceeasi modificare intr-un document primit de la un coleg, vom observa  un interval de timp rezervat pentru aceasta operatiune este semnificativ mai mare in cea de-a doua situatie. Acest lucru este datorat faptului ca inainte de a ne apuca de lucru trebuie sa verificam documentul de posibile erori (tipul, formatarea valorilor etc) si sa stabilim conexiunile folosite pentru formule, daca acestea sunt in cadrul aceluiasi sheet sau sunt din alte sheeturi (din cadrul aceluiasi document sau din documente diferite).

Procesul de verificare este foarte important daca vrem ca rezultatul final sa fie unul corect.

O tehnica de scurtare a timpului de in lucrul cu Excel-ul este utilizarea comenzii Go To.

clip_image001

Pentru a deschide fereastra Go To avem doua variante:

1.Din tab-ul Home, grupul Editing, optiunea Find & Select, alegem optiunea Go To.

2.Scurtatura de la tastatura Ctrl + G deschide fereastra Go To.

clip_image002

In fereastra Go To dam clic pe butonul Special sau apasam combinatia de taste Alt+S.

Optiuni precum Constants, Formula, Blanks, Visible Cells etc ne ajuta sa selectam toate celulele ce au optiunea bifata.

Combinand procedura de mai sus cu tehnica Ctrl + Enter putem reduce semnificativ timpul de lucru, poate chiar de la cateva ore la cateva minute.

Pentru exemplificare, vom lua cazul de umplere automata a unor celule goale.

Deschideti documentul de mai jos:

http://1drv.ms/1VRf3bj

 

 

In prima coloana a primului tabel avem cateva celule goale. Ceea ce vrem sa facem este sa completam in mod automat informatia lipsa cu datele necesare (in cazul nostru Atlantic, Central, Midwest sau Mountain West) pentru a simplifica un proces ulterior de analiza a datelor ( de ex poate vrem sa sortam, filtram sau sa inseram un PivotTable).

Informatia din celula B4 o vom transfera in intervalul de celule B5:B8, cea din B8 in intervaul de celule B9:B11 si asa mai departe.

Cum facem asta din cat mai putine miscari si intr-un timp foarte scurt?

Simplu… trebuie doar sa urmam pasii de mai jos:

-Selectam intervaul de interes – in cazul nostru B4:B19

-Apasam combinatia de taste CTRL+G si ALT+S sau dam clic in tab-ul Home, pe butonul Find & Slect, apoi pe optiunea Go To Special pentru a deschide fereastra Go To Special

clip_image003

Din zona de optiuni alegem Blanks, pentru a selecta celulele ce nu contin informatie. Celulele nu ce contin informatie vor fi marcate pe fundal gri iar cele cu informatie, precum si prima celula din selectia de celule goale vor avea fundalul alb.

clip_image004

Apasam pe tasa Egal (=), apoi dam clic pe celula B4.

Pentru a aplica formula inserata in toate celulele goale din selectia noastra, apasam combinatia de taste CTRL+ENTER.

clip_image005

Tagged , , , , , , , ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.